Заполнение трудовой книжки (титульный лист): образец, правила, инструкции

Трудовая книжка — это документ, который позволяет всем заинтересованным лицам получить информацию о сферах деятельности человека и местах его трудоустройства. Поэтому очень важно при заполнении трудовой книжки по образцу (титульный лист и другие страницы) соблюдать установленные законодательными нормами правила.

Правовые нормы

Начальник и подчиненный

Элементы инструкции по заполнению трудовых книжек содержатся в разных нормативных правовых актах.

  • Трудовой российский кодекс: статья 66 понятие книжки и содержания документа; статья 83 расторжение трудовых договоров по обстоятельствам, не зависящим от воли субъектов; статьи 193 и 192 применение взысканий дисциплинарного характера с занесением сведений в книжку.
  • Постановление № 225, изданное российским правительством, регулирующее вопросы ведения и хранения документов, касающихся рабочей деятельности (иначе — Правила).
  • Письмо Роструда № 656-6-0, которое раскрывает ответственность сотрудников организации за несоответствующее хранение книжек.
  • Постановление № 69, изданное российским трудовым Министерством, определяющее требования к внесению данных в различные документы.
  • Кодекс об административных правонарушениях (статья 5.27, регулирующая ответственность за нарушение трудовых законодательных норм). Здесь же зафиксированы виды наказаний за нарушение правил заполнения документов.

В каждом из указанных актов в разной степени отражаются правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности.

Основные требования к ведению документов, касающихся работы сотрудников

Образец заполнения трудовой книжки (титульный лист и другие страницы) имеется в любой организации. Также существует ряд требований к ведению и хранению указанных документов.

Трудовая книжка

  1. Любые данные, касающиеся работника, вносятся в трудовую книжку на основе подтверждающих документов. Например, приказа руководителя, диплома об образовании, свидетельства о браке (об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества) и т. д.
  2. Все данные, которые фиксируются в книжке, должны быть перенесены в документ в точном соответствии с текстом подтверждающей этот факт бумаги. Например, если речь идет о внесении записи в трудовую книжку о смене фамилии, старая и новая фамилии должны быть указаны без ошибок, как и реквизиты документа, на основании которого происходит внесение изменений в данные о работнике.
  3. Даты в книжке о трудовой деятельности указываются в виде арабских цифр (двузначными числами обозначают число и месяц, а четырехзначными — год).
  4. Записывать какие-то данные в сокращенном виде в книжке запрещено. Обратите внимание, что в образце заполнения первой страницы трудовой книжки указано не образование высшее проф., а образование высшее профессиональное. Это крайне важно.
  5. Любые сведения фиксируются в книжке о трудовой деятельности на государственном официальном языке русском. Если человек трудоустраивается в какой-либо иностранной организации, которая ведет деятельность на территории РФ, можно заполнять на языке данной страны и дополнительно на русском. В связи с тем, что образцов заполнения титульных листов трудовых книжек на иностранном языке нет, к таким документам применяются те же правила внесения данных, что и на русском языке.
  6. С каждой записью в документе необходимо ознакомить сотрудника под подпись.

Если в книжке о трудовой деятельности были допущены ошибки или опечатки, исправления должны вноситься в соответствии с установленными законом правилами заполнения трудовой книжки (образец титульного листа ниже).

Перечень данных, которые вносятся в книжку

Титульный лист

К прочтению:  Бизнес в Швейцарии для русских: рентабельные идеи, советы по открытию и развитию бизнеса

Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек данные вносятся следующим образом:

  • в третьей графе указывается полное наименование организации и его сокращенный вариант (как в уставе);
  • в первой фиксируется номер вносимой записи (порядковый);
  • во второй графе записывается дата внесения сведений (ЧЧ.ММ.ГГГГ);
  • в третьей указывается содержание записи;
  • в четвертой графе фиксируются реквизиты документа, который является основанием для внесения данных.

Если сотрудник трудоустраивается впервые, то обязанность по обеспечению трудовой книжкой лежит на работодателе.

На титульный лист переносят сведения из документов сотрудника в строгом соответствии и без сокращений. Личные данные из паспорта, сведения об образовании из диплома (аттестата и т. д.). В графе о профессии указывается та, на которую сотрудник принят. Титульный лист заверяют подписью сотрудника, заполнившего книжку, печатью предприятия, ставят дату заполнения.

Порядок внесения сведений, заносимых в книжку о трудовой деятельности

Особенности того, как заполнять в трудовой книжке первую страницу и остальные, заключаются в правильной фиксации необходимых данных в соответствующих графах. Согласно установленным законом правилам данные в документ вносятся следующим образом:

  1. В третью графу вписывают сведения о названии и форме предприятия организационно-правового характера. Сокращенное название (при наличии) указывается в скобках. У некоторых крупных компаний имеется штамп с указанием полного и сокращенного названия организации, поэтому в данном случае сведения вручную не вносятся, достаточно поставить штамп.
  2. В первую графу записывает номер записи напротив незаполненных клеток строго под названием.
  3. Во вторую графу вносится число, месяц, год в отдельные подграфы.
  4. В третью графу записывается содержание приказа. Там же в соответствии с правилами заполнения трудовой книжки указывается тип трудовой деятельности (основная или по совместительству).
  5. В четвертую графу вносятся реквизиты документа-основания.

Особенностью заполнения трудовой книжки (как новой, так и старой) является то, что профессии и должности фиксируются в документе в соответствии с данными из штатного расписания.

Различия в значениях понятий должность и профессия

Зачастую ошибки в документах допускаются сотрудниками отдела кадров при изменении фамилии в трудовой книжке после замужества или по иным причинам. При этом также нередки случаи, когда неверное заполнение документа связано с неквалифицированностью кадровых работников (особенно при разграничении понятий должность и профессия).

ТК РФ

Незнание различий этих понятий может привести к дальнейшим трудностям в расчетах стажа и надбавок. Для правильной фиксации данных необходимо знать, что является профессией, а что должностью.

Для этого необходимо ознакомиться с содержанием Единого тарифно-квалификационного справочника о профессиях и работах, утвержденного постановлением совместно Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда 31 января 1985 года, а также Квалификационного справочника должностей, утвержденного Министерством труда в 1998 году.

Изучение данных актов нормативного характера позволит в дальнейшем избежать трудностей при фиксации данных в трудовой книжке, издании руководящих актов и заключении договоров с работниками.

Различия в значения понятий назначен и принят

При заполнении трудовой книжки и вкладыша в нее часто возникают проблемы с разграничением понятий принят и назначен. Суть разграничения в том, что назначение на какую-то определенную должность имеет место в случаях необходимости или прямого указания правовых нормативных актов или локальных документов организации (положения или устава).

К примеру, назначают руководителя представительства или филиала какого-либо предприятия. В других случаях применение назначения на должность неправомерно.

Также часто кадровые работники допускают ошибки, не изменяя рассматриваемые слова в отношении сотрудников-женщин, хотя это необходимо (принята, назначена).

Несмотря на наличие точных указаний в инструкции, которая определяет содержание данных при внесении сведений в книжку о трудовой деятельности, многие работники отдела кадров допускают недочеты и ошибки.

Работа с документами о трудовой деятельности старого типа

У работодателей в отношении трудовых книжек чаще всего возникает два вопроса: кто заполняет первую страницу трудовой книжки у новых сотрудников и что делать, если работник трудоустраивается с книжкой старого образца.

К прочтению:  Лизинг авто для ИП: порядок оформления, необходимые условия, преимущества и недостатки

Если на первый вопрос ответ должен быть очевиден, так как заполнением книжки о трудовой деятельности занимаются сотрудники отдела кадров, то во втором случае необходимо знать нормы законодательства.

Чистая трудовая книжка

Согласно Постановлению № 225, изданному Правительством 16 апреля 2003 года, трудовые книжки старого типа не заменяются. Если у работника кончились страницы в документе, ему оформляют вкладыш уже по новому образцу.

Перечень данных, которые вносятся в книжку при перемещении работника

Если сотрудник в пределах одной организации перемещается работодателем, эти передвижения также фиксируются в трудовой книжке. Перемещение может быть следующих типов:

  • присвоение более высокого класса, категории, разряда (или его понижение);
  • перевод работника на другую должность у того же работодателя;
  • изменение названия предприятия;
  • изменение названия должности, профессии, структурного подразделения;
  • период военной службы;
  • время повышения квалификации или переобучения.

Особенности внесения данных, которые фиксируются в книжке при перемещении работника

С того момента как сотрудника приняли на работу, производится внесение в трудовую книжку персональных данных работника и других сведений о нем и его перемещениях в рамках одной компании.

Заполнение книжки

В кадровый документ вносятся следующие виды записей:

  1. Присвоение более высокого класса, категории, разряда (или его понижение). В этом случае работодатель издает приказ либо распоряжение, на основании которого происходит внесение соответствующей записи согласно Инструкции (пункт 3.1). К примеру, Петров П. П. работает в компании ООО Успех юрисконсультом второй категории. Приказом от 01.08.2018 года № 344-ок ему присвоили первую категорию. Соответствующая запись вносится в книжку о трудовой деятельности Петрова П. П. Тем же способом вносятся записи о получении сотрудником второй специальности, профессии, прохождении курсов повышения квалификации. Примером может служить следующая запись: «Юрисконсультом первой категории Петровым П. П., работающим в ООО Успех, получена дополнительная профессия делопроизводитель с присвоением третьей категории».
  2. Перевод работника на другую должность у того же работодателя. Если по правилам статьи 72.1 (часть первая) ТК РФ происходит какое-либо перемещение в рамках одной организации (меняется трудовая функция, структурный отдел или и то, и другое одновременно), в книжке делается соответствующая пометка. В области изменения трудовой функции перемещение также может иметь место при повышении работника в должности (к примеру, на освободившееся место руководителя юридического отдела). Или перевод осуществляется между отделами, но с теми же полномочиями и обязанностями. Например, юрисконсульта по договорной работе Петрова П. П. перевели в отдел по работе с недвижимостью на ту же должность. Если какое-то перемещение производится временно, записи в трудовую книжку не вносятся. Также документ не заполняется, если события не касаются изменения трудовой функции и не считаются переводом.
  3. Изменение названия предприятия. Такие преобразования в организации требуют обязательной фиксации в трудовых книжках. В противном случае могут возникнуть проблемы при подсчете стажа, если в документе будет указан прием на работу в одну организацию, а увольнение будет из другой. Если соответствующая запись о переименовании компании не вносилась, необходимо будет искать документы, подтверждающие, что обе фирмы являются одной и той же организацией. Подтверждающими документами могут быть справки с места работы, бумаги из государственного архива, приказы о переименовании. Например, может иметь место следующая запись: ООО Успех с 01.08.2018 года переименовано в ООО Гарант успеха. Запись с таким содержанием может быть внесена вручную или при помощи штампа с нужными данными. В последнюю графу вносятся реквизиты документа, который является основанием для переименования, а также его название. Главным правилом внесения данных является то, что запись, если она фиксируется с помощью штампа, должна полностью помещаться в пределах графы три. Если она будет выходить, хотя бы частично затрагивать графу четыре, такую запись могут признать некорректно внесенной. Если изменяется только название компании без изменения формы организационно-правового типа, в трудовую книжку необходимо записать только факт переименования. Если меняется форма, согласно требованиям законодательства необходимо расторгать договоры с сотрудниками и заключать новые. Поэтому в книжке также должно быть зафиксировано увольнение и прием на работу. Все записи в книжку о трудовой деятельности вносятся кадровыми работниками самостоятельно, без подачи соответствующего заявления. Если же работник обнаружил какую-то ошибку, он может написать бумагу с просьбой о внесении корректировок (либо попросить об этом устно, если компания небольшая).
  4. Изменение названия должности, профессии, структурного подразделения или отдела. В данной ситуации записи будут вноситься аналогичным способом, как и примеры выше. Основанием будет являться приказ или распоряжение руководителя и другие правовые документы.
  5. Период военной службы. В федеральном законе № 53, изданном в 1998 году, отражаются особенности, связанные с прохождением воинской службы и ее отражением в трудовых документах сотрудника. В эту же группу включаются сведения о службе в органах внутренних дел, Министерстве чрезвычайных ситуаций, учреждениях по контролю за исполнением уголовных наказаний, полиции, таможне, отделе по борьбе с наркотиками и прочее.
  6. Время повышения квалификации или переобучения, курсы. Примером фиксации такой записи может служить следующая: юрисконсульт ООО Гарант успеха Петров П. П. был направлен руководителем юридического отдела на курсы повышения квалификации в Академию правосудия, осуществляющую подготовку специалистов правовой сферы и повышение их квалификационного уровня по программе Защита интересов организации в суде. После прохождения обучения слушателю выдали Свидетельство о повышении уровня квалификации № 211 от 31.08.2018 года.
К прочтению:  Выращивание зелени как бизнес: пошаговое руководство, советы экспертов

В некоторых ситуациях в книжку о трудовой деятельности могут вноситься и другие записи, если необходимость в этом зафиксирована в нормативных правовых актах. К примеру, если работник был трудоустроен в компанию для выполнения обязательных или исправительных работ, не связанных с ограничением свободы, такая запись должна быть внесена в книжку, но с пометкой о том, что этот период не включается в стаж. Это зафиксировано в пунктах 22 и 33 Инструкции.

Внесение соответствующих записей в связи с реорганизацией

Если предприятие реорганизуется путем выделения, преобразования, присоединения, разделения, слияния, либо если в организации меняется собственник (к примеру, предприятие переводится из государственного в муниципальное ведение), или если изменяется подведомственность (подчиненность), в трудовые книжки также необходимо вносить соответствующую информацию.

В первой части статьи 75 ТК РФ указано, что если в организации сменяется собственник имущества предприятия, в трехмесячный срок необходимо расторгнуть трудовые договора с некоторыми сотрудниками.

В эту группу входит руководитель организации, его заместитель и главный бухгалтер. С остальными работниками новый собственник не вправе расторгать трудовой контракт, если сотрудник не изъявил желание уволиться по этой причине.

Сотрудники в офисе

Если работник отказался трудиться у нового владельца, с ним можно расторгнуть договор по шестому пункту первой части статьи 75 ТК РФ, в связи со сменой собственника (как при переименовании компании). Запись о смене собственника вносится в трудовую книжку наравне с остальными, поэтому при ее пропуске необходимо будет вносить дополнительные данные в документ.

Заполнение книжки о трудовой деятельности соблюдением всех правил и требований гарант того, что в процессе дальнейшего расчета стажа (непрерывного, общего и страхового) у специалистов организации и Пенсионного фонда не возникнет никаких проблем.

Оцените статью
Пошаговый информационный помощник в области финансовых услуг
Adblock
detector