Статус работодателя имеют юридические лица, самозанятые физические лица и ИП. Все они обязаны вести трудовые книжки для своих сотрудников. Особой разницы по ведению трудовых книжек в первом и во втором случае нет. Но именно ИП очень редко знают, как это делать, так как бизнес ведут самостоятельно и имеют мало нанятого персонала, тем более в сфере кадрового учета.
Основы
Нормами трудового законодательства предусмотрена обязанность по заполнению трудовой книжки ИП, юридическими лицами, то есть каждым работодателем. Вносить запись следует в том случае, если сотрудник проработал на своем рабочем месте 5 и более дней. Записи должен предшествовать приказ, который зафиксирует факт приема на работу сотрудника.
При заполнении трудовой книжки следует руководствоваться Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Помимо ТК в Правилах также закреплена обязанность за ИП по ведению трудовых книжек. ИП запись в трудовой книжке обязан вносить с 2006 года.
Правила заполнения
При оформлении книжек не допускается сокращать какие-либо записи. Проще говоря, не разрешается внесение следующей записи: ИП Ф. И. О., следует прописывать полностью: Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество. Это правило касается и всех остальных записей.
В случае поступления сотрудника, который ранее никогда не работал, ИП обязан оформить на него новый документ. Согласно требованиям Правил № 225, работник должен возместить расходы работодателя на приобретение книжки путем внесения денежных средств в кассу ИП или путем отчислений из заработной платы.
Следует помнить, что запись в трудовой книжке ИП делает только о приеме и увольнении, о награждениях. Не допускается внесение записей о наложении взысканий.
С 2008 года по территории страны распространены книжки с гознаком в виде голограммы. Однако в нормативных актах нет четкого требования, чтобы он был в обязательном порядке на книжке. Бланки без голограммы действительны.
Титульная страница
Если у сотрудника первое место работы, то придется выдать ему книжку и заполнить ее. Все данные вносятся в полном соответствии с тем, как Ф. И. О., дата рождения прописаны в паспорте либо другом документе, подтверждающем личность. Это может быть заграничный паспорт или водительские права.
Запись об образовании делается на основании представленных документов: это диплом об окончании высшего или среднего учебного заведения, школьный аттестат.
Внизу первого листа сотрудник должен поставить свою подпись, подтверждая внесенные записи. Еще ниже расписывается ИП и ставит печать (при наличии).
Запись о приеме
Даты и нумерация всех записей должны делаться арабскими цифрами. Образец записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя при приеме на работу сотрудника выглядит так: Принята на должность кассира магазина № 8.
Записи необходимо делать разборчивым почерком и аккуратно.
Следует помнить: если сотрудник отказывается представлять книжку, то новую не нужно заводить. А чтобы контролирующие органы не наложили административный штраф или не было вынесено предупреждение, следует составить акт, к чему привлечь 2-3 свидетеля, которые подтвердят своими подписями факт отказа от представления документа. В акте даже необязательно прописывать причины отказа.
Перевод
Возможно, что одного из сотрудников придется перевести с одной должности на другую или из одного магазина в другой. В таких случаях соответствующую запись в трудовой книжке ИП обязан сделать. К примеру: Переведена с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера или Переведена с должности кассира магазина № 7 на должность кассира магазина № 9.
Совместительство
Если у ИП работает внутренний или внешний совместитель, то об этом следует сделать соответствующую запись в книжке. Эта информация должна отображаться не только в книжке, но и в приказе, заявлении самого сотрудника.
Если речь идет о внешнем совместителе, то трудовая книжка хранится по основному месту работы. Запись делается только по просьбе сотрудника.
Образец заполнения трудовой книжки ИП: Принята на должность главного бухгалтера по совместительству.
Запись об увольнении
Сведения об увольнении должны вноситься в точном соответствии с трудовым законодательством. Если сотрудник увольняется по статье 77, то запись так и отражается: Уволен по собственному желанию, согласно пункту 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. В последнем столбце прописываются реквизиты приказа об увольнении. В самом низу предприниматель указывает свои Ф. И. О., ставит подпись и печать, если она есть.
Заполнение трудовой книжки ИП на самого себя
На самом деле предприниматель не вправе заполнять на самого себя книжку. Ведь предоставляя работу другим лицам, он является работодателем. Проще говоря, он не может состоять в трудовых отношениях сам с собой.
Подтверждением страховых взносов являются отчисления в Пенсионный фонд, которые и будут основанием для начисления пенсии. После закрытия ИП можно обратиться в ПФ и получить справку о своем страховом стаже.
Если же ИП пожелает трудоустроиться к другому предпринимателю или на ООО, то в этом случае его статус работодателя вообще не имеет никакого значения. То есть работодатель, взяв на работу лицо, находящееся в статусе ИП, оформляет на него книжку, начисляет и выплачивает заработную плату; на такого сотрудника распространяются все гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом.
Исправляем ошибки
Как сделать запись в трудовой в ИП и что делать, если допущена ошибка? В обязательном порядке ее необходимо исправить. Прежде всего, не допускается зачеркивать или переправлять ошибочные данные. Все неверные записи признаются недействительными. Делается это следующим образом: № записи. Запись под номером … признать недействительной. Затем указывается правильная информация, к примеру: Принят на должность управляющего. В последней графе прописывают реквизиты документа (приказа или распоряжения), на основании которого вносятся новые записи.
Подобным образом следует делать запись в трудовой книжке ИП, если нужно внести изменения в сведения, которые зафиксированы предыдущим работодателем. В идеальном случае лучше к нему обратиться, но найти его не всегда удается, поэтому действующему работодателю придется исправлять ошибки.
Если необходимо изменить фамилию (к примеру, сотрудница вышла замуж), то на первой странице аккуратной и тонкой чертой зачеркивается фамилия (так, чтобы она просматривалась), а сверху прописывается новая. На внутренней стороне обложки обычно отражена информация о том, на основании какого документа вносилась корректировка, к примеру, на основании свидетельства о браке.
Ответственность
Записи в трудовой книжке ИП должен делать наравне с другими работодателями. Но что будет, если нарушить требования трудового законодательства? За нарушение требований Правил № 225 предусмотрена следующая ответственность:
- вынесение предупреждения;
- штраф в размере от 1 до 5 тысячи рублей;
- запрет на осуществление предпринимательской деятельности на 90 дней.
Если же сотрудник обратится в суд и докажет, что ИП вносил некорректные или ложные данные в трудовую книжку либо отказался ее заполнять, то есть большая вероятность, что предпринимателю придется возмещать бывшему работнику материальный и моральный ущерб.
Но даже если рассматривать 90-дневный запрет на осуществление хозяйственной деятельности, то для небольшого бизнеса этот срок может оказаться критическим. Поэтому не стоит нарушать требования нормативных актов и вести свой бизнес честно.